چه زمانی فرایند سازمان به BPMS نیاز دارد؟
BPMS زمانی ارزش ایجاد میکند که مسئله اصلی، اجرای ناهماهنگ و غیرقابلاندازهگیری فرایندها باشد؛ نه صرفاً کمبود یک نرمافزار جدید.
نشانههای نیاز واقعی
اگر درخواستها میان پیامرسان، ایمیل، فایل اکسل و گفتوگوی شفاهی جابهجا میشوند، مشخص نیست هر کار نزد چه کسی است و گزارش وضعیت با جمعآوری دستی ساخته میشود، مسئله فقط دیجیتال نبودن فرمها نیست؛ جریان کار قابل کنترل نیست.
BPMS برای فرایندهای چندمرحلهای، دارای نقشهای مختلف، قواعد ارجاع، مهلت انجام و نیازمند سابقه تغییرات مناسب است.
چه زمانی BPMS انتخاب درستی نیست؟
فرایندی که هنوز تعریف روشنی ندارد، دائماً بر اساس سلیقه افراد تغییر میکند یا حجم اجرای بسیار کمی دارد، ابتدا به تحلیل و بازطراحی نیاز دارد. خودکارسازی یک فرایند معیوب، همان خطاها را سریعتر و گستردهتر میکند.
پیش از انتخاب محصول
یک فرایند محدود اما مهم را انتخاب کنید، وضع موجود و معیار موفقیت را بنویسید و سپس نمونه اولیه را اجرا کنید. کاهش زمان چرخه، کاهش برگشت کار و امکان مشاهده وضعیت باید با عدد سنجیده شود.